Novembre 2020

Un valido aiuto per organizzare le idee, anche con il proprio team di lavoro.

Sono sempre stata amante di carta e penna, ogni volta che veniva fuori una nuova idea o un nuovo progetto prendevo un bel foglio bianco e iniziavo a fare schemi o elenchi di cosa poter fare o organizzare. È così che si riempiono i cassetti di fogli e foglietti vari, pieni di appunti che spesso a riprenderli in mano ci confondono quasi le idee iniziali.

Da quando ho scoperto Trello riesco a tenere tutto in ordine e scadenziare anche le attività da fare per clienti o progetti personali.

Trello non è altro che una web app (disponibile sia per mobile che desktop) formata da 3 elementi principali:

BACHECA: una sorta di lavagna digitale, che rappresenta il progetto dal quale vuoi partire.

LISTA: rappresentano i macro-step di un progetto (es. “Da fare, In progresso, Fatto”) o anche di un’attività ricorrente (es. “Lunedì, Martedì, Mercoledi…”). Mentre la Bacheca rappresenta ad es. “Calendario Editoriale”, le liste possono essere delle colonne al quale poi possiamo aggiungere altri elementi che ci aiutano ad organizzare al meglio le singole attività o argomenti della nostra Lista.

SCHEDE: rappresentano i singoli task o idee. Nell’idea  di costruire il nostro piano di lavoro per “Calendario Editoriale” possono essere i singoli argomenti o direttamente una bozza di post da pubblicare su un blog o sui social.

Se cerchi un  template che può aiutarti proprio in abito di organizzazione dei contenuti social puoi scaricare qui sotto il template gratuito che ho creato per te:

Una cosa interessante di questo programma è che possiamo condividere una Bacheca anche con colleghi o amici che vogliamo introdurre nel progetto creato. Diventa utile per lavori di gruppo e anche per seguire il progresso dei lavori in corso.

Si perchè ogni singola Scheda è anche scadenziabile per data e ora, che può tornare utile per attività su clienti o per progetti che hanno un termine stabilito, in modo da coinvolgere tutto il team di lavoro senza per forza inviare mail che notifichino che abbiamo terminato o meno la nostra attività personale.

Ovviamente si possono personalizzare le Bacheche con sfondi e colori che preferiamo, oltre a poter inserire Copertine ad ogni singola Scheda. Ogni Scheda ha al suo interno un menù dove poter allegare o personalizzare ogni voce.

Esistono infatti quelle che vengono chiamate “Etichette”, che possono essere usate come macro argomento di riferimento o anche per definirne il grado di priorità di una data attività (es. rosso/alta, giallo/media, verde/bassa).

In Descrizione ed Attività sarà importante definire tutto ciò che riguarda la singola Scheda creata, per dare maggiori info a chi lavora con noi, piuttosto che per organizzare bene la nostra idea o attività singola se organizziamo per noi stessi.

Chi lavora con più persone può anche lasciare Commenti, che sono utili per lasciare traccia di un dubbio o una eventuale complicazione su una determinata attività, che verrà visualizzata da tutto il team.

Nel caso in cui abbiamo scadenziato per data una determinata attività possiamo visualizzare il tutto anche in formato Calendario, che può essere utile per visualizzare la mole di lavoro giornaliero. Per vederlo basta cliccare in alto a sinistra sulla voce “Bacheca” e selezionare poi “Calendario”.

Come tutte le app anche Trello dispone di un’eventuale versione a pagamento, che sblocca funzioni come il numero di Gruppi o numero di Membri all’interno di una Bacheca; in realtà per chi lavora da solo o con poche persone va benissimo la versione Free.

Sei pronto ad organizzare le tue idee?

“Inizia oggi, non domani”

Buon Lavoro!